Öncelikle dernek nedir bir bakalım, bunun için T.D.K. sözcüğünde tarifi şu şekilde; “belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek için kurulan yasal topluluk , cemiyet” açıklanmıştır. Dernekler Kanununda tanım ise şu şekilde belirtilmiştir. “Dernek, kazanç paylaşma dışında, kanunlarla yasaklanmamış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, en az yedi gerçek ve tüzel kişinin, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları tüzel kişiliğe sahip topluluklarını ifade eder.” (5253 Sayılı Dernekler Kanunu Madde-2)
Şimdi de asıl konumuz olan derneklerde genel kurul ve ibra konusuna bakalım. 4721 Sayılı Medeni Kanununda derneğin zorunlu organları; genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu olarak belirlenmiştir. Dernekler mevzuatı açısından, genel kurul ve genel kurul toplantıları 4721 Sayılı Medeni Kanunda, 5253 Sayılı Dernekler Kanununda ve 31/03/2005 tarihli Resmi Gazetede yayınlanan Dernekler Yönetmenliğinde düzenlenmiştir.
Yeni kurulan derneklerin, kuruluş bildirimlerde, tüzüğünde ve diğer belgelerde kanuna aykırılık veya noksanlığın bulunmaması ya da kanuna aykırılık ve noksanlığın verilen süre içinde giderilmesi durumunda, keyfiyetin yazılı olarak Mülki Amirlik (İllerde Valilik İlçelerde Kaymakamlık) tarafından bildirilmesinden itibaren altı ay içinde derneğin ilk genel kurul toplantısını yapması ve organlarını oluşturulması zorunludur. (TMK. Md. 60, 61 DY. Md. 12.) İlk genel kurul toplantısının kanunda öngörülen sürede yapılmamış ve zorunlu organların oluşturulmamış olması, derneğin kendiliğinden sona erme nedenlerinden biridir. Bu durumda her ilgili, sulh hakiminden, derneğin kendiliğinden sona erdiğinin tespitini isteyebilir. (TMK. Md. 87)
Dernek tüzüğünde belli edilen zamanlarda olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur. Bu üç yıllık süre, olağan genel kurul toplantılarında üst sınır olarak belirlenmiştir. Eğer dernek tüzüğünde, olağan genel kurul toplantılarının örneğin 2 yıl olarak belli bir ayda yapılması belirlenmiş ise, bu hükme uyulması gerekir. (TMK. Md.74, DY. Md. 13) Yine olağan genel kurul toplantısının iki defa üst üste yapılmaması halinde de, her ilgili, sulh hakimliğinden, derneğin kendiliğinden sona erdiğinin tespitini isteyebilir. (TMK. Md.87) Genel kurul, derneğe kayıtlı üyelerden oluşur ve toplantıya en az onbeş gün önceden üyelere duyuru yapmak suretiyle YÖNETİM KURULU tarafında çağrı yapılır.
Genel Kurul toplantısı, toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanak ile tespit edilir ve yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir. Toplantı gündemi gereği açılış yapıldıktan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek toplantı divan heyeti oluşturulur. Genel kurul toplantı gündemine geçilir ve üyelere bildirilen gündüm uygulanır. Yönetim kurulunun hazırlamış olduğu raporlar genel kurula okunur ve müzakere edildikten sonra divan kurulu başkanı raporların ibrasını günden gereği ister ve oylatır. Genel kurul bu raporları onaylar veya onaylamaz, divan kurulu genel kurulun tercihleri gereği rapora yazar. Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.
31/03/2005 tarihli ve 257732 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Dernekler Yönetmenliğine 15. Maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki madde eklenmiştir. Genel Kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılması Madde 15/A- Kanunun ek 2. Maddesi uyarınca dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabilirler.
YUSUF ZİYA ŞERİFOĞLU
S.M. MALİ MÜŞAVİR
